Все без исключения благотворительные фонды в своей деятельности сталкиваются с получением, хранением и обработкой больших массивов данных (Big data). Систематизация получаемой информации стала особо актуальной в связи с активным развитием экономики страны в направлении диджитализации и цифрового взаимодействия, а также с все возрастающей ролью персонифицированных коммуникаций.
Стоит отметить, что, в соответствии с действующим законодательством, все благотворительные организации обязаны составлять и предоставлять в курирующие органы строгую отчетность. Все используемые фондами методы обработки данных на текущий момент не соответствуют актуальной отраслевой ситуации. Именно поэтому благотворительный фонд «Правмир» принял решение о разработке собственной CRM-системы, которая объединит всех участников деятельности организации.
Цель: повышение эффективности работы благотворительного фонда и команды.
Задачи:
- выстраивание процессов коммуникации на всех этапах деятельности фонда: внутренние и внешние;
- оптимизация трудовых ресурсов и, как следствие, снижение издержек и повышение эффективности;
- снижение воздействия «человеческого фактора» на процессы деятельности;
- формирование управленческой и финансовой отчетности;
- повышение уровня прозрачности деятельности фонда.
Результатом разработки и внедрения специализированной CRM-системы стало: комплексная автоматизация деятельности фонда. В рамках проекта все без исключения подразделения осуществляют свою деятельность в существующей CRM-системе.
Вовлеченные подразделения фонда:
- юридическая служба;
- финансовая служба;
- отдел фандрайзинга;
- программный отдел;
- колл-центр.
CRM-система объединяет следующие блоки:
- сайт;
- банк-клиент;
- бюджетирование, управленческий учет, отчетность;
- PRM (Partner relationship management): в части «Отношения с пациентами»;
- CRM (отношения с жертвователями);
- платежи;
- почтовый сервис;
- запись звонков;
- рассылки.
Взяв за основу экономическое понятие «Эффективность проекта на 1 рубль вложенных средств», мы смогли определить следующие показатели:
- до внедрения CRM-системы фонд получал экономический эффект в виде: 27 рублей на 1 рубль вложенных средств;
- после внедрения CRM-системы данный показатель стал: 32,4 рубля на 1 рубль вложенных средств.
В работе Программного отдела достигнуты следующие показатели:
- до внедрения CRM-системы 1 координатор обрабатывал 80 обращений в месяц;
- после внедрения CRM-системы: 172 обращения в месяц;
Таким образом, эффективность работы координатора возросла более чем в 2 раза.
Стоит отметить, что разработанная CRM-система также включает блок «Отчетность», что позволяет снизить риски в выборе контрагентов, верификации полученных данных от подопечных и других третьих лиц, что неминуемо сказывается на повышении эффективности работы юридической и финансовой служб.
«Важно отметить, что после финального внедрения CRM-системы мы проводим консультации других НКО по вопросам автоматизации. В том числе, передаем им наши наработки и конфигурацию внедренной системы. Мы уверены, что это позволит сектору НКО максимально быстро адаптироваться к текущей экономической ситуации и, в том числе, сделать все коммуникации более эффективными и прозрачными для всех участников процесса», - комментирует исполнительный директор фонда Татьяна Апатова.
Посмотреть вебинар по комплексной автоматизации БФ «Правмир» можно по ссылке.
Помочь подопечным фонда «Правмир» можно тут.